Wahleinladung per E-Mail versenden

Nutzen Sie die Möglichkeit, die Einladung zu Ihrer Online-Wahl per E-Mail zu versenden. Das vereinfacht nicht nur Ihre Wahlvorbereitung, sondern ist auch kostengünstiger und umweltfreundlicher als der Briefversand. Ihre Wahlberechtigten erhalten pünktlich zum Wahlstart die Zugangsdaten für die Online-Stimmabgabe.

1. Wahlzeitraum festlegen

Zunächst erstellen Sie Ihre Stimmzettel und das Wählerverzeichnis mit den E-Mail-Adressen Ihrer Wahlberechtigten. Nun können Sie den Wahlzeitraum festlegen. Hierfür klicken Sie in der oberen Tab-Navigation zunächst auf „Einstellungen“ und anschließend auf den Link neben „Wahlzeitraum“.

Stellen Sie das Datum und die Uhrzeit Ihres Wahlzeitraumes ein und wählen Sie die Zeitzone aus:

Wahlstart: Die Voreinstellung ist auf „Sofort“ gesetzt, Sie können den Beginn Ihrer Wahl natürlich auch auf einen späteren Zeitpunkt planen.

Wahlende: Zu diesem Zeitpunkt wird das Online-Wahllokal geschlossen. Kurze Zeit später werden Sie die Wahlergebnisse einsehen und herunterladen können.

2. Individuelle Texte in der Wahleinladung

Zur Wahleinladung gelangen Sie, indem Sie im Menü auf den entsprechenden Link klicken.

Legen Sie nun den Text für Ihre Wahleinladung fest. Den Standardtext können Sie vollständig bearbeiten und individuell an Ihre Wählerschaft anpassen. Achten Sie darauf, die Angaben in den {{doppelten Klammern}} nicht zu verändern, diese sind notwendige Platzhalter für Ihre Wahlberechtigten. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf „Übernehmen“. Die Wahleinladung wird zu dem Zeitpunkt verschickt, den Sie als Wahlstart angegeben haben.

2.1 Verwendung von Platzhaltern in der Wahleinladung

Um Ihre Wahleinladung individuell und persönlich zu gestalten, können Sie weitere Platzhalter verwenden. Navigieren Sie hierfür im Modal zunächst zum zweiten blauen Info-Kasten und klicken hier auf „Weitere Infos“.

Es öffnet sich nun ein größeres Fenster, in welchem alle verfügbaren Platzhalter aufgeführt sind und Ihnen erklärt wird, was das System für den jeweiligen Platzhalter automatisch einfügt.

Ein Beispiel: Für den Platzhalter „{{title}}“ fügt das System automatisch den von ihnen hinterlegten Titel Ihrer Wahl ein.

Viele unserer Platzhalter hängen mit der Konfiguration des Wählerverzeichnisses zusammen und können auch nur in der Wahleinladung eingesetzt werden, wenn die entsprechende Information im Wählerverzeichnis hinterlegt ist.

Ein Beispiel: Mit den Platzhaltern {{salutation}} und {{lastName}} können Sie Ihre Wähler:innen individuell ansprechen. Das System hinterlegt bei {{salutation}} die passende Anrede für den:die Wahlberechtige:n und bei {{lastName}} den Nachnamen der Person. Dies funktioniert allerdings nur, wenn Sie sowohl die Anredeform als auch den Nachnamen im Verzeichnis angegeben haben. Hierfür müssen die Attribute „Anrede“ und „Nachname“ hinzugefügt und die Information hierzu für alle Wähler:innen hinterlegt worden sein.

Mehr dazu, wie Sie Attribute einsetzen lesen Sie hier >

3. Testwahl durchführen und E-Mails versenden

Sie können nun ausführlich testen, wie die Online-Stimmabgabe für Ihre Wahlberechtigten funktioniert und ob alle Stimmzettel korrekt sind. Tragen Sie hierfür die E-Mail-Adressen Ihrer Tester:innen ein und starten die Testwahl.

Hier erhalten Sie eine ausführliche Anleitung zur Durchführung der Testwahl >

Sollten Ihnen nach in der Testwahl noch Fehler auffallen, können Sie diese im Anschluss beheben und ggf. nochmals testen. Mit der Bezahlung schließen Sie die Wahlvorbereitung schließlich ab. Bezahlen können Sie Ihre Online-Wahl entweder per PayPal, oder Sie schreiben eine E-Mail an support@polyas.de und bitten um eine Rechnung. Die Wahl startet zum von Ihnen ausgewählten Zeitpunkt.

► Achtung: Sobald Sie die Wahl versiegelt und bezahlt haben, können Sie diese nicht mehr ändern. Stellen Sie also zuvor sicher, dass alles korrekt ist.

Tipp: Sie möchten Ihre Wahlberechtigten nach dem Versand der Einladung nochmals an die Online-Stimmabgabe erinnern? Dann wenden Sie sich an den POLYAS Support und buchen Sie noch vor Fertigstellung der Wahl das Feature Wahlerinnerung. Mehr dazu!