Rechteverwaltung: Organisation anlegen

1. Was ist eine Organisation?

Jedes Nutzer:innen-Konto, das im POLYAS Online-Wahlmanager angelegt wird, bildet zunächst eine eigenständige Organisation. Jede Organisation wird über die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse eindeutig identifiziert.

Ein Beispiel:

Alex Albrecht, Wahlleiter des Segelvereins „Blaue Welle“, erstellt sich ein Konto im POLYAS Online-Wahlmanager mit seiner E-Mail-Adresse: a.albrecht@blauewelle.de. 

In seinem Profil hinterlegt er unter dem Feld „Organisation“ zudem den Vereinsnamen „Segelverein Blaue Welle“.

Herr Albrecht bildet somit über sein Konto a.albrecht@blauewelle.de zunächst eine eigenständige Organisation, welcher nur er selbst angehört. Den Namen der Organisation („Segelverein Blaue Welle“) hat er selbst vergeben. Dieser ist für das Hinzufügen anderer Nutzer: innen zu seiner Organisation jedoch nicht relevant, da eine zufällige Doppelung zu anderen Organisationen möglich ist. Entscheidend ist hier immer die eindeutige E-Mail-Adresse, die einer Organisation zugeordnet ist.

Bea Blume, Pressesprecherin des Segelvereins „Blaue Welle“ sowie Charlie Colonni, zuständig für den Bereich Controlling im Verein, sollen Herrn Albrecht bei der Planung der Online-Wahl des Vereins unterstützen und hierfür Herrn Albrechts Organisation beitreten.

Um dies zu tun, müssen sich beide zunächst auch ein Konto für ihre persönlichen E-Mail-Adressen (b.blume@blauewelle.de und c.colonni@blauewelle.de) im POLYAS Online-Wahlmanager anlegen.

Sie gehören hierdurch zunächst ihrer eigenen Organisation an – der Organisation von b.blume@blauewelle.de und der Organisation von c.colonni@blauewelle.de – da jedes Nutzer:innen-Konto zunächst eine eigenständige Organisation bildet. 

Die drei Mitarbeiter:innen des Segelvereins sind somit aktuell in drei verschiedenen Organisationen, von denen jede nur ein Mitglied hat.

2. Wie fügt man Mitglieder einer Organisation hinzu?

Aktuell kann nur der POLYAS Kund:innenservice einzelne Nutzer:innen einer anderen Organisation hinzufügen, in dem dieser die Rechteverwaltung im Online-Wahlmanager nutzt und bei den Nutzer:innen, die verschoben werden sollen, die Organisation sucht und ändert.

Bezogen auf unser Beispiel bedeutet das Folgendes: Frau Blume und Herr Colonni möchten in die Organisation von Herrn Albrecht wechseln bzw. dieser beitreten. Sowohl im Konto von Frau Blume als auch von Herrn Colonni muss hierfür die Organisation geändert werden, indem die E-Mail-Adresse der Organisation von Herrn Albrecht eingegeben wird – also a.albrecht@blauewelle.de. 

Wenn ein Organisationsmitglied (z.B. Herr Albrecht) Zugriff auf die Rechteverwaltung der Organisation hat, so sieht dieses dann in den Konten von Herrn Colonni und Frau Blume unter „E-Mail-Adresse der Organisation“ a.albrecht@blauewelle.de. Auch das Feld Organisation hat sich verändert: Hier steht nun der Name, den Herr Albrecht für seine Organisation festgelegt hat.

Die Felder „E-Mail-Adresse“ sowie „Name“ haben sich bei beiden nicht geändert, sie gehören zwar jetzt der Organisation von Herrn Albrecht an, sind aber dennoch weiterhin eigenständige Nutzer:innen des POLYAS Online-Wahlmanager.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die persönlichen Organisationen von Frau Blume und Herr Colonni aus unserem Beispiel im Falle einer Änderung der Organisation verschwinden und nicht mehr bestehen. 

3. Wie kann man als Nutzer:in innerhalb einer Organisation interagieren?

Organisations-Mitglieder haben standardmäßig Zugriff auf alle Wahlprojekte anderer Organisations-Mitglieder. Bezogen auf unser Beispiel haben Frau Blume und Herr Colonni nach Beitritt zur Organisation nun Zugriff auf alle Wahlprojekte von Herrn Albrecht. Herr Albrecht hat umgekehrt auch Zugriff auf die Projekte von Frau Blume und Herrn Colonni und auch die beiden untereinander haben Zugriff auf angelegte Projekte. 

Die Projekte der anderen Organisations-Teilnehmer:innen finden alle drei im Dashboard ihres Kontos im Online-Wahlmanager, wenn sie „Freigegebene Projekte“ auswählen. 

Jedes Wahlprojekt im POLYAS Online-Wahlmanager ist jeweils einer Person bzw. einem Nutzer:innen-Konto (E-Mail-Adresse) zugeordnet. Es ist nicht möglich, Projekte auf Organisationsebene anzulegen. Ein Projekt muss immer im Konto eines Organisations-Mitglieds liegen und kann durch den Zusammenschluss innerhalb der Organisation von den anderen Mitgliedern bearbeitet werden.

Um den Zugriff auf die Wahlprojekte anderer Organisations-Mitglieder zu begrenzen bzw. gezielt zu steuern, können Rollen mit bestimmten Rechten auf Organisationsebene vergeben werden.

3.1 Rollen auf Organisationebene vergeben

Wenn ein Organisations-Mitglied (z.B. Herr Albrecht) Zugriff auf die Rechteverwaltung der Organisation hat, können Rollen auf Organisationsebene in der Rechteverwaltung im POLYAS Online-Wahlmanager vergeben werden. Suchen Sie hierfür nach dem:der Nutzer:in und klicken Sie auf die unter „Rolle(n)“ angezeigte Rolle. 

Im Modal können nun unter Organisationsebene Rollen für die Bearbeitung der Wahlprojekte anderer Organisations-Mitglieder festgelegt werden.

In unserem Beispiel sollte Herr Colonni die Rechnungen für alle Wahlprojekte verwalten können. Hierfür könnte ihm die Rolle „Zugriff auf Rechnungen und Ergebnisse“ zugewiesen werden. Wurde die Rolle im Rollen-Modal hinterlegt und der Vorgang per Klick auf „Rollen speichern“ gespeichert, kann Herr Colonni in einem Projekt von Herrn Albrecht oder Frau Blume lediglich die Projekt-Übersicht sowie gebuchte Features einsehen, jedoch nichts bearbeiten. Bei beendeten Projekten steht ihm der Download der Ergebnisse zur Verfügung. Außerdem findet er im Hamburger-Menü unter „Rechnungen“ nun unter „Freigegebene Rechnungen“ alle Rechnungen aller Wahlprojekte von Organisation-Teilnehmer:innen und kann diese downloaden.

Auch für Bea Blume könnte auf diese Weise die Rolle „Verwaltung der E-Mail-Einladungen“ vergeben werden. Sie hätte somit in Projekten von Herrn Albrecht sowie Herrn Colonni Zugriff auf die E-Mail-Einladungen und könnte diese bearbeiten. Sie behält weiterhin auch ein Lese-Recht für die Projekt-Übersicht sowie die gebuchten Features über ihre Zugehörigkeit zur Organisation. 

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass auf Organisationsebene vergebene Rechte immer für alle Projekte aller Organisations-Mitglieder gelten. Es ist nicht möglich, eine Rolle nur für ein bestimmtes Wahlprojekt zu vergeben. Es ist dennoch möglich einem Organisations-Mitglied mehrere Rollen auf Organisationsebene zuzuordnen. 

Für projektspezifische Rollenzuweisung steht das Feature „Projekte gemeinsam verwalten“ zur Verfügung.

Eine Übersicht zu allen Rollen und den beinhalteten Rechten finden Sie hier >

3.2 Rechte auf Organisationsebene vs. Rechte auf Nutzer:innen-Ebene

Die Rolle(n) auf der Nutzer:innenebene definieren die Rechte, die der:die Nutzer:in in seinen:ihren eigenen Wahlprojekten hat. Hier haben Nutzer:innen standardmäßig volle Berechtigung auf alle Inhalte und Aktionen innerhalb ihrer Wahlprojekte sowie Zugriff auf Rechnungen und Profil-Einstellungen. Die Rolle sollte nicht komplett entfernt werden, da sich ein:e Nutzer:in ohne die minimale Rolle „Verwaltung des eigenen Profils“ nicht einloggen kann.

Rollen auf der Organisationsebene beziehen sich auf Projekte der zugeordneten Organisation. Ein:e Nutzer:in hat die Rolle, welche ihm:ihr auf Organisationsebene zugeordnet wurde, bei allen Projekten anderer Organisations-Mitglieder.

Hat er:sie hier beispielsweise das Recht „Verwaltung des Verzeichnisses“, kann er:sie bei allen Wahlprojekten von allen Mitgliedern seiner Organisation, die sich in Bearbeitung befinden, das Verzeichnis bearbeiten. Dieses Recht ist unabhängig von der Projektart (Online-Wahl, Live Voting, Nominierung) und den Projekteigentümer:innen. 

Die Rollen auf Organisationsebene und Nutzer:innenebene definieren somit jeweils ein Recht bezogen auf unterschiedliche Ebenen, sie überlagern sich in keinem Fall und keine Ebene ist der anderen unterzuordnen.