Features-Kommunikation

Wahlerinnerung per E-Mail verschicken

So richten Sie eine digitale

Gedächtnisstütze ein

  • Formulieren Sie Erinnerungen für die Wähler:innen
  • Senden Sie die Erinnerung per E-Mail
  • Steigern Sie die Wahlbeteiligung
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Sie möchten die Stimm- bzw. Wahlberechtigten an die Stimmabgabe erinnern und so die Beteiligung erhöhen? Im POLYAS Online-Wahlmanager können Sie beliebig viele Wahlerinnerungen per E-Mail verschicken.

Das Feature ist sowohl für die POLYAS Online-Wahl als auch für das Live Voting verfügbar die Einrichtung erfolgt analog.

So buchen Sie das Feature

Klicken Sie im Online-Wahlmanager auf den Tab „Features“, wählen Sie das Feature „Erinnerung per E-Mail“ aus und klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie das Feature „Erinnerung“ vor Bezahlung und somit Versiegelung der Wahl buchen müssen und auch alle Erinnerungen vorher angelegt sein müssen. Eine nachträgliche Buchung und Einrichtung der Einladungen ist nicht möglich. Der Preis des Features richtet sich nach der Anzahl der Erinnerungen, die Sie erstellen.

Kachel des Features „Erinnerung per E-Mail“ aus dem Online-Wahlmanager.
Kachel des Features „Erinnerung per E-Mail“ aus dem Online-Wahlmanager aufgenommen in einem Online-Wahl-Projekt.

Einrichten der Wahlerinnerung per E-Mail

Nachdem Sie das Feature zu Ihrem Wahlprojekt hinzugefügt haben, lädt die Seite neu. Klicken Sie nun auf „Zur Einrichtung“, um die Wahlerinnerung einzurichten. Alternativ können Sie auch über den Tab „Übersicht“ zur Erinnerung gelangen.

Zunächst können Sie festlegen, wie viele Erinnerungen verschickt werden sollen. Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um weitere Erinnerungen hinzuzufügen. Wählen Sie als nächstes das Datum aus, an dem die Erinnerung versandt werden soll. Auch die Uhrzeit können Sie frei festlegen.

Einstellungen der Wahlerinnerung festlegen.
Einstellungen der E-Mail-Erinnerung aufgenommen in einem Online-Wahl-Projekt.

Wer soll die E-Mail empfangen? Das legen Sie bei der Auswahl unter „Empfängergruppe“ fest. Entweder die E-Mail wird an alle Wahl- bzw. Stimmberechtigten versandt, oder nur an diejenigen, die ihre Stimme noch nicht abgegeben haben.

Text der E-Mail individualisieren

Als nächstes können Sie den Betreff, Titel und Text Ihrer Erinnerung ändern. Dabei können Sie die vorgeschlagenen Platzhalter löschen oder auch ersetzen. Ganz oben im Modalfenster finden Sie unter „Weitere Infos“ einige Vorschläge für weitere Platzhalter. Wichtig ist, dass Sie nur Platzhalter verwenden, die als Einträge (Attribute) in Ihrem Wähler:innenverzeichnis bzw. Verzeichnis der Stimmberechtigten vorliegen. Welcher Platzhalter zu welchem Wert im Verzeichnis gehört, können Sie unter „Weitere Infos“ einsehen. Die Platzhalter, die Sie einsetzen, werden in der fertigen E-Mail automatisch durch die Angaben ersetzt, die Sie im Verzeichnis eingetragen haben.

Ein Beispiel: Mit den Platzhaltern {{salutation}} und {{lastName}} können Sie Ihre Wähler:innen bzw. Stimmberechtigten individuell ansprechen. Das System hinterlegt bei {{salutation}} die passende Anrede für den:die Wahlberechtige:n bzw. Stimmberechtigte:n und bei {{lastName}} den Nachnamen der Person. Hierfür müssen die Attribute „Anrede“ und „Nachname“ hinzugefügt und die Information hierzu für alle Wähler:innen hinterlegt worden sein.

Schließlich können Sie auch den Text des Buttons ändern, über den die Wahl- bzw. Stimmberechtigten zur Stimmabgabe gelangen. Klicken Sie zum Abschluss auf „Speichern“.

Textkonfiguration der E-Mail-Erinnerung im Online-Wahlmanager.
Textkonfiguration der Wahlerinnerung aufgenommen in einem Online-Wahl-Projekt.

Status zum Versand der Wahlerinnerung einsehen

Während Ihre Wahl läuft, haben Sie die Möglichkeit, den Versandstatus Ihrer Wahlerinnerungen einzusehen. Navigieren Sie hierzu in Ihrem Projekt im Online-Wahlmanager zu „Wahlberechtigte“. In der Spalte „Status des Versands der Erinnerung“ können Sie einsehen, ob die Erinnerung versandt wurde. Unter „Im- und Export“ können Sie Ihr Wählerverzeichnis exportieren. In der Export-Datei sehen Sie z.B., wer abgestimmt hat und in der Spalte „Status Wahlerinnerung E-Mail-Versand“, ob die Erinnerung zugestellt wurde. Folgende Status gibt es hier:

  • Delivered= Die Wahlerinnerung wurde erfolgreich per Mail versendet.
  • Failed = Die E-Mail konnte nicht zugestellt werden. Sie können versuchen, die E-Mail erneut zuzustellen. Sollte dies nicht klappen, wenden Sie sich an Ihre:n Election Manager:in oder unser Support-Team (support@polyas.de).
  • Not send = Die E-Mail wurde nicht zugestellt, weil der:die Wähler:in bereits vor dem Versandzeitpunkt der Erinnerung abgestimmt hat (Empfängerkreis auf „Wahlberechtigte ohne Stimmabgabe“ eingestellt) oder weil der Versandzeitpunkt zum Download-Zeitpunkt noch nicht erreicht war.

Hinweis: Sollte ein anderer E-Mail-Status verzeichnet sein, können Sie sich jederzeit an Ihre:n Election Manager:in oder unser Support-Team (support@polyas.de) wenden, um die Bedeutung des jeweiligen Status zu erfragen.