Legen Sie das Verzeichnis aller Stimmberechtigten für Ihr Live Voting im POLYAS Online-Wahlmanager selbst an. Die Liste sollte alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit Stimmrechten beinhalten.

1. Verzeichnis der Stimmberechtigten hochladen

Die einfachste Methode, um das Verzeichnis der Stimmberechtigten zu erstellen, ist der Import der Liste als Excel-Datei. Klicken Sie zunächst im Tab „Stimmberechtige“ auf „Import & Export“. Nun können Sie Ihr Verzeichnis per Drag&Drop in das dafür vorgesehene Feld ziehen und in den Online-Wahlmanager hochladen. Wir empfehlen Ihnen, für das Erstellen der Excel-Datei unsere praktische Vorlage zu nutzen. Sie finden diese in dem blauen Kasten zum Download.

Nach dem Upload müssen Sie lediglich die Spaltennamen zuweisen und bestimmen, welches der Attribute der Stimmberechtigen als ID gelten soll (z.B. die E-Mail-Adresse). Die ID und sowie ein von POLYAS generiertes Passwort bilden zusammen die Zugangsdaten zum Live Voting, die mit der Einladung an Ihre Stimmberechtigten verschickt werden.

So funktioniert die Stimmabgabe beim POLYAS Live Voting!

Sofern Sie das Feature „Stimmgewichtung“ gebucht haben, müssen Sie nun das entsprechende Attribut zu Ihrem Verzeichnis hinzufügen. Mehr dazu >

2. Stimmberechtigte manuell ins Verzeichnis eintragen

Bei einer geringen Anzahl an Stimmberechtigten können Sie diese unter dem Reiter „Verzeichnis“ auch einzeln im POLYAS Online-Wahlmanager eintragen. Fügen Sie einfach Zeile für Zeile die Personen mit den dazugehörigen Daten hinzu. Um eine weitere Zeile anzulegen, betätigen Sie einfach die Enter-Taste. Um einen Eintrag zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger über die entsprechende Zeile und klicken Sie auf den Pfeil am rechten Rand.

Um weitere Spalten anzulegen, klicken Sie auf „Attribute“ und fügen Sie die benötigten Attribute hinzu.

3. Weitere Funktionen des Verzeichnisses

Folgende Einstellungen können Sie außerdem vornehmen:

Export: Laden Sie das Verzeichnis der Stimmberechtigten mit allen Angaben aus dem Online-Wahlmanager herunter.

Hinweis: Wenn Sie statt dem Versand der Einladungen per E-Mail einen Versand per Post vornehmen möchten und hierfür die Zugangsdaten der Teilnehmer:innen benötigen, können Sie sich hierfür an den support@polyas.de wenden. Dieser kann Ihnen die Exportfunktion der Zugangsdaten freigeben. Das Verzeichnis der Stimmberechtigten muss hierfür final eingerichtet sein: Hierfür fügen Sie in den Einstellungen des Verzeichnisses der Stimmberechtigten das Attribut ID hinzu. Diese kann eine Personalnummer o. Ä. sein. Wenn Sie mit unserer Vorlage arbeiten, können Sie die ID auch vor dem Import als Spalte anlegen. In den Einstellungen zu den Attributen muss die ID im Anschluss als Wähler-ID festgelegt werden. Die ID und das Passwort bilden dann die Zugangsdaten für die Anmeldung am Live Voting. Sie können dann das Attribut „E-Mail“ entfernen und den Einladungsversand per E-Mail über die Übersicht deaktivieren.

Das Support-Team benötigt für den Export dann die Kennung Ihres Projekts, welche Sie in der Übersicht finden. Im Anschluss daran erhalten die Daten in einer Excel-Datei und können diese an Ihre Stimmberechtigten verteilen.

Attribute: Weisen Sie Ihren Stimmberechtigten weiter Attribute zu, wie zum Beispiel Adressdaten, Sprachen Telefonnummern. Die Attribute werden als Spalten im Verzeichnis der Stimmberechtigten aufgeführt. Bitte gehen Sie hier nach dem Prinzip der Datensparsamkeit vor und integrieren Sie nur diejenigen Daten, die für die korrekte Durchführung Ihres Live Votings erforderlich sind.

POLYAS-Tipp: Alle hinterlegten Attribute können als Platzhalter in Ihrer Einladung zum Live Voting verwendet werden. So können Sie diese individuell und persönlich gestalten.

Mehr zum Einsatz von Platzhaltern in der Einladung erfahren >